Alle wenden KI an, oder Automatisierung oder sie reden davon.
Doch was genau bedeutet es, Prozesse zu automatisieren und was ist der Unterschied zum Einsatz von KI? Welche Voraussetzungen müssen dafür gegeben sein? Und wie steht es dabei um den Datenschutz? Diese Fragen beleuchtet dieser Artikel.
Ich habe mich schon immer für Automatisierung begeistert. Als ich neben meinem Abitur bei McDonalds arbeitete, beobachtete ich die Standardisierung der Systemgastronomie. Hinterher schrieb ich eine Facharbeit über die Industrialisierung und Henry Ford und Adam Smith und neulich las ich etwas, das dies ein wenig erklärt: die repetitiven Aufgaben übernehmen lassen, die menschlichen Aufgaben selbst verrichten: so schafft man garantiert mehr als alleine.
Das beschreibt ganz gut, was mir am Thema Automatisierung so gefällt. Für mich sind Maschinen, Computer, Roboter am ehesten dafür gedacht, Dinge zu verrichten, die sich wiederholen.
Denn was sich wiederholt, folgt meistens Regeln und lässt sich formal beschreiben.
Außerdem fressen solche Aufgaben meist viel Zeit und irgendwann werden sie auch noch langweilig. Damit habe ich schon vieles angeschnitten, was uns beim Thema Automatisierung ebenfalls begegnet. Fangen wir an uns den wichtigsten Fragen zu nähern.
Wovon genau sprechen wir, beim Thema Automatisierung?
In vielen Bereichen erleben wir Automatisierung seit vielen Jahren. Die erste bahnbrechende Automatisierung war eigentlich die Buchpresse. Aber auch davor gab es schon kleinere Maschinen. Nun reden wir von digitaler Automatisierung, das ist schon etwas anderes als die Buchpresse. Digitale Automatisierung lässt sich am ehesten so erklären: bestimmte Abläufe folgen klaren regeln. Das Hochfahren des Rechners erfordert z.B. das Starten bestimmter Betriebsprogramme, in einer bestimmten Reihenfolge. Dies wird durch Skripte festgelegt, diese werden ausgeführt und aufgerufen, et voilà: für den Nutzer ist der Rechner automatisch betriebsbereit.
In eigenen Anwendungen finden sich ebenfalls Automatismen: jedes Mail Programm lässt Regeln einrichten, mit denen Mails sortiert werden. Files die in den Papierkorb verschoben werden, werden dort nach einer festen Anzahl von Tagen gelöscht.
Nun geht es uns aber um etwas nicht spezifischeres: das automatisieren von Prozessen. Da geht es dann darum, dass mehrere Schritte, eine Kette von Ereignissen, automatisch stattfindet. Jedes Mal wenn eine Mail von einer bestimmten Personempfangen wird, füge eine Notiz in folgendes Programm ein, mit der Originalmail und informiere mich per Messenger.
Das wäre so ein Prozess, der vollständig automatisch ablaufen könnte.
Welche Voraussetzungen müssen für Automatisierung erfüllt sein?
Was fällt an dem Satz oben auf? Er beschreibt eine Regel. Eine sehr spezifische Anweisung, was geschehen soll. Genauer betrachtet, eine Aneinanderreihung von Anweisungen, die an Bedingungen geknüpft sind.
In der Wirtschaftsinformatik fällt in diese Phase das sogenannte Requirements Engineering: Anforderungen an den Prozess werden mit verschiedensten Methoden genauestens erfasst. Mit Fragebögen, Feldobservationen und Modellen wird sich so dem genähert, was hinterher abstrakt digital umgesetzt werden soll. Da kommt es zu den häufigsten Fehlern und Missverständnissen. Es ist also in erster Instanz wichtig, genau zu prüfen, was passiert. Erst ein Prozess, der mir vollständig bewusst ist, kann überhaupt automatisiert werden. Auch muss dieser Prozess mit wenigen, einfachen Regeln auskommen. Jede Regel entspricht einem Pfeil und somit einer Abzweigung. Und die bringen Komplexität mit sich.
Wir wollen Komplexität nicht gänzlich vermeiden. Aber die neu erzeugte Komplexität muss geringer sein als die vorherige, sonst scheitert unser Automatisierungsvorhaben.
Auch kann nur ein vollständig digital ablaufender Prozess digitalisiert werden.
Das ist nun mit KI nicht mehr so eindeutig der Fall, aber dazu später im Artikel mehr.
Außerdem sollte der Prozess sich in einer angemessenen Häufigkeit wiederholen, also regelmäßig stattfinden.
Also nochmal zusammengefasst:
- Wiederholt es sich?
- Wird nach wenigen Regeln entschieden?
- Kommt es häufig vor?
- Ist der Prozess vollständig digital abgebildet?
Es gibt einige weitere Überlegungen, die getroffen werden müssen. So zum Beispiel, wieviele Systeme in dem Prozess involviert sind. Manche Systeme bieten von Haus aus eine eigene Api, manche müssen anders erreicht werden.
Nachdem also der Prozess vollständig klar geworden ist, braucht es die größere Sicht auf den Prozess: Wieviel Erpsarnis würde eine Automatisierung hier möglich machen? Auch das entscheidet darüber, wie aufwendig und somit teuer die Automatisierung sein darf.
Die Voraussetzungen für Automatisierung sind also gar nicht so trivial und werden vielleicht an gesonderter Stelle nochmal ausführlicher beleuchtet.
Wir machen aber nun weiter, mit dem nächsten Schritt.
Welche Vorbereitungen müssen vor der Implementierung getroffen werden?
- Datenkonsistenz
- technische Auswahl
- wenige Systeme
- Tests und Erfolgsfaktoren, Fehlerbehandlung definieren
Das Automatisierungsprojekt in die Realität bringen
Erst hier beginnt die eigentliche Umsetzung des Automatisierungsvorhabens. Hier werden die einzelnen Bausteine miteinander verbunden. Es gibt viele verschiedene Tool. Camunda, Talend, gRPC, Zapier, Make und n8n.
Abgrenzung Automatisierung & KI
Fazit
Wer etwas automatisieren möchte, sollte sich vorher genau anschauen, was er automatisieren möchte. Dazu sind Methoden zur Prozessmodellierung hilfreich. Bei jedem Vorhaben ist ein Blick auf das gesamte System notwendig, um Stolpferfallen zu vermeiden. Fehler in automatisierten Prozessen können ich schnell potenzieren, daher ist die Vorarbeit ein wesentlicher Kern der Arbeit. Um das Vorhaben dann in die Realität umzusetzen, ist es ebenfalls notwendig, sich für ein Tool zu entscheiden. Es gibt proprietäre Lösungen, als auch welche im Abo-Modell und Open-Source Lösungen, die überwiegend kostenlos sind.